Mentaal verzuim: zo herken je signalen vóór iemand uitvalt

Mentaal verzuim ontstaat niet zomaar. Meestal spelen de signalen zich – onzichtbaar of zichtbaar – zich al lange tijd af op de werkvloer. Helaas worden deze vaak over het hoofd gezien of genegeerd. Zowel door de medewerker zelf als door de organisatie. In dit artikel leggen we uit wat mentaal verzuim precies is, waarom het lastig te herkennen is én hoe je er als organisatie eerder op kunt inspelen. Zo kun jij als HR-professional uitval voorkomen en een gezondere werkcultuur creëren.

In dit artikel:

• Wat is mentaal verzuim?

• Het verschil tussen fysiek en mentaal verzuim

• De gevolgen van mentaal verzuim op de werkvloer

• Waarom het belangrijk is mentale overbelasting op tijd te herkennen

• Zichtbare en onzichtbare signalen van mentale overbelasting

• Zie jij de rode vlaggen op organisatieniveau?
• Wat kun je doen als werkgever of HR-professional?
• Preventie bij het signaleren van mentale uitdagingen
• Preventie screener van SpecialistenNet
• Veelgestelde vragen over mentaal verzuim

Wat is mentaal verzuim?

Mentaal verzuim ontstaat wanneer iemand tijdelijk of langdurig niet (goed) kan functioneren door psychische klachten zoals stress, overspanning, angst, depressie of burn-out.

Het herkennen van mentaal verzuim is vaak lastig. Het begint vaak met milde symptomen die makkelijk onopgemerkt blijven of worden genegeerd. Mensen trekken zich terug, verbergen zich achter een glimlach of weten zelf niet goed wat er aan de hand is.

Doordat de klachten langzaam kunnen verergeren, is de kans op langdurige uitval groot. De impact op het dagelijks functioneren is vaak ingrijpend. Daarom is het essentieel om signalen van mentale overbelasting vroegtijdig op te merken en serieus te nemen.

Het verschil tussen fysiek en mentaal verzuim

De grootste verschillen tussen fysiek en mentaal verzuim zijn de zichtbaarheid en de meetbaarheid. Fysieke klachten zijn vaak zichtbaar en meetbaar: iemand heeft griep, een blessure of moet herstellen van een medische ingreep. De oorzaak is vaak duidelijk, net als het herstelproces.

Mentale klachten daarentegen blijven vaker onder de radar. Stress, angst of somberheid zijn moeilijker te benoemen, worden sneller gebagatelliseerd en zijn minder goed zichtbaar voor de buitenwereld. Juist daardoor ontstaat het risico dat mentale klachten te laat worden herkend, met langduriger verzuim als gevolg. Bovendien is het herstelproces bij mentale klachten voor elke persoon anders. Hierdoor is het ook minder goed te bepalen wanneer iemand volledig hersteld is en óf deze persoon volledig hersteld is.

De gevolgen van mentaal verzuim op de werkvloer

Langdurig verzuim raakt organisaties op meerdere fronten.

Zo brengt langdurig verzuim flinke kosten met zich mee. Een zieke medewerker kost gemiddeld zo’n €405 per dag, volgens berekeningen van het CPB, Sazas Verzuimspecialist, MKB Servicedesk (2024). Dit bedrag omvat onder andere loondoorbetaling, vervanging, omzetverlies en extra werkdruk voor de rest van het team. Dat is budget dat je óók had kunnen inzetten voor preventie, begeleiding of duurzame inzetbaarheid. Kortom: voorkomen is niet alleen beter, maar ook stukken slimmer. Bekijk hier het kostenoverzicht van Sazas Verzuimspecialist.

Naast de financiële kosten zijn er ook sociale kosten. Zo komt de sfeer en het moreel binnen teams komen onder druk te staan. Als medewerkers structureel uitvallen, moeten collega’s steeds vaker bijspringen. Dat leidt tot overbelasting, verminderde motivatie en uiteindelijk een hoger verloop. Ondertussen kijken talentvolle professionals steeds kritischer naar werkgevers, zij zoeken een werkomgeving waar aandacht is voor welzijn en een gezonde werkcultuur. Alles en iedereen staat dus meer onder druk bij langdurig verzuim.

Waarom het belangrijk is mentale overbelasting op tijd te herkennen

 Slechts één op de drie medewerkers vertelt over mentale klachten op de werkvloer. Een aantal dat alleen maar dreigt te groeien, als (remote) teams maar weinig te zien krijgen van hun werkplek en collega’s.

Het contact is vluchtiger, de drempel om iets te delen wordt hoger. En hoe minder je van elkaar ziet, hoe moeilijker het wordt om te signaleren dat een collega niet lekker in z’n vel zit.

Toch kunnen juist die kleine signalen het verschil maken. Als je weet waar je op moet letten – subtiele gedragsveranderingen, terugtrekgedrag of een veranderde werkhouding – kun je ernstige klachten en uitval helpen voorkomen. Het begint bij bewustwording en aandacht voor de mens achter het werk.

Bekijk ook onze campagne: ‘Aan de buitenkant zie je niet wat er vanbinnen speelt.‘

Zichtbare en onzichtbare signalen van mentale overbelasting

Signalen dat iemand zich niet goed voelt, kunnen zowel zichtbaar als onzichtbaar zijn. Het is belangrijk om aandacht te hebben voor beide soorten signalen om een collega goed te kunnen ondersteunen bij mentale overbelasting.

Zichtbare signalen

Zichtbare signalen zijn vaak gemakkelijker te herkennen en kunnen zich uiten in:

Gedrag

• Terugtrekken of juist druk gedrag;

• Prikkelbaarheid of kort lontje;

• Verminderde concentratie of fouten maken;

• Afname in motivatie of productiviteit.

Lichaamstaal & uiterlijk

• Gespannen houding of rusteloos bewegen;

• Fronsen, tranen in de ogen, een geforceerde glimlach;

• Veranderingen in mimiek en gezichtsuitdrukkingen.

Onzichtbare signalen

Onzichtbare signalen spelen zich vanbinnen af en zijn vaak moeilijk te herkennen, zowel voor de omgeving als voor de persoon zelf:

• Mentale onrust: voortdurende piekergedachten, moeite om tot rust te komen;

• Emotionele klachten: somberheid, angst, snel overprikkeld of emotioneel vlak;

• Verlies van plezier: geen energie of voldoening meer halen uit werk of privé;

• Laag zelfbeeld. Twijfelen aan eigen kunnen, faalangst of schuldgevoelens richting jezelf of anderen. Dit past bij het imposter syndrome;

• Overmatige controle of perfectionisme: alles willen beheersen uit angst om fouten te maken.

Signalen zijn niet altijd direct zichtbaar of benoembaar. Een open, observerende en sensitieve houding helpt om ook subtiele veranderingen op te merken bij anderen.

Zie jij de rode vlaggen op organisatieniveau?

Naast individuele signalen kun je als HR-professional ook op organisatieniveau belangrijke aanwijzingen opvangen. Let bijvoorbeeld op:

• Lage medewerkerstevredenheid. Structureel lage scores in medewerkerstevredenheidsonderzoeken kunnen wijzen op een gebrek aan waardering, te hoge werkdruk of onvoldoende betrokkenheid onder teams.

• Weinig initiatief en eigenaarschap. Medewerkers nemen minder vaak het voortouw binnen projecten of teamuitjes, denken niet meer mee of blijven stil tijdens overleggen. Dit kan een teken zijn van mentale uitputting, of het feit dat medewerkers zich minder verbonden voelen met elkaar en de organisatie.

• Negatieve sfeer op de werkvloer. Cynisme, een roddelcultuur of een wij-zij-gevoel tussen teams kun je zien als een ‘gif’ voor een gezonde werkcultuur. Deze tekenen kunnen wijzen op onderliggende spanningen, frustraties of onveiligheid die ervaren worden op de werkvloer.

Wat kun je doen als werkgever of HR-professional?

Als leidinggevende speel je een belangrijke rol in preventieve zorg voor je medewerkers. Dit kun jij doen om signalen vroegtijdig te ontdekken:

• Regelmatige check-in’s en evaluaties. Dit helpt om stressfactoren vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.

• Verlaag de werkdruk. Evalueer regelmatig de taken van je medewerkers en prioriteer wat echt belangrijk is. Verdeel werk waar mogelijk en geef jouw team de ruimte om nee te zeggen tegen onhaalbare deadlines.

• Maak stress meetbaar. Met behulp van enquêtes, interviews of stressmetingen krijgt jouw organisatie een beter beeld van het algehele stressniveau per afdeling en op organisatieniveau.

• Breng mentale gezondheid in kaart. De SpecialistenNet preventie screener brengt de mentale gezondheid van medewerkers in kaart. Afhankelijk van de resultaten wordt direct passende hulp geboden, zoals een (eenmalig) consult met een coach of maatschappelijk werker. Zo leer jij niet alleen mentale klachten (vroegtijdig) te signaleren, maar anticipeer je proactief op wat er speelt binnen de organisatie. Neem contact op om de preventie screener aan te vragen.

Preventie bij het aanpakken van mentale uitdagingen

Preventie op de werkvloer gaat om het voorkomen en aanpakken van psychische problemen. Dit doe je door een goede werk-privé balans te stimuleren en een veilige werkomgeving te creëren, zoals het herkennen van stresssignalen en het bieden van ondersteuning via coaching en gezondheidsprogramma’s om je team gezond en tevreden te houden.

Laat medewerkers niet alleen worstelen. Kom pro-actief in actie en dring verzuim terug met een preventieve aanpak. Bouw aan een werkomgeving waar talent mag bloeien.

Preventie screener van SpecialistenNet

Middels de preventiescreener, een geanonimiseerde vragenlijst van SpecialistenNet, worden zichtbare en onzichtbare arbeidsrisico’s in beeld gebracht met als doel een gezonde(re) en veilig(ere) werkomgeving.

Bevindt een medewerker zich in de ‘gevarenzone’, – dat wil zeggen dat eerste signalen zichtbaar zijn die aandacht vergen – dan biedt één therapiesessie (Single Session Therapy) vaak al voldoende aanknopingspunten voor duurzaam herstel. Medewerkers in deze zone worden vroegtijdig ontdekt en benaderd door een SpecialistenNet psycholoog.