Celine staat binnen haar bedrijf bekend als een toegewijde en georganiseerde medewerker. Ze heeft altijd een sterke werkethiek gehad en haar team waardeert haar nauwkeurigheid en gedrevenheid. De laatste maanden hebben haar leidinggevende en collega’s alleen gemerkt dat Celine minder scherp is dan normaal. Zo haalt ze minder vaak haar deadlines, meldt ze zich steeds vaker ziek, reageert ze emotioneler op constructieve feedback en is ze steeds minder aanwezig op de vrijdagmiddagborrels.

De klachten worden steeds erger. Celine krijgt steeds meer moeite met prioriteiten stellen en de taken stapelen zich op. Ze komt steeds onverzorgder aan op werk en ziet er futloos uit met donkere kringen onder haar ogen. Celine staart steeds vaker voor zich uit en heeft moeite met concentreren. Tegelijkertijd weigert ze hulp aan te nemen en lijkt ze steeds meer in zichzelf te keren. Inmiddels meldt Celine zich meerdere keren per maand ziek en haar leidinggevende vreest voor langdurige uitval.

Wat zou jij als leidinggevende doen als Celine jouw medewerker was? Dit is geen gemakkelijke vraag om te beantwoorden. En tegelijkertijd kan elke medewerker last krijgen van psychische klachten zoals Celine in dit verhaal overkomt. Deze checklist helpt je om deze medewerkers te ondersteunen.

In dit artikel:

• Achterhaal om welke psychische klachten het gaat
• Creëer een veilige werksfeer
• Verminder stressfactoren op het werk
• Ga het gesprek aan
• Kijk samen naar werkaanpassingen
• Moedig professionele hulp aan
• Stimuleer eigen regie van de medewerker
• Blijf altijd inchecken

1. Achterhaal om welke psychische klachten het precies gaat

Voordat je als leidinggevende actie gaat ondernemen, is het belangrijk om goed te achterhalen welke mentale klachten je medewerker mogelijk ervaart. Kloppen jouw vermoedens überhaupt?

Zo lijken de klachten van een burn-out of een depressie sterk op elkaar, maar ligt er een ander probleem aan ten grondslag en kan de oplossing dus ook sterk verschillen.

Het kan helpen om in gesprek te gaan met de medewerker zelf om een beter beeld te krijgen van wat er speelt. Je kunt als leidinggevende namelijk niet altijd alles in de gaten hebben. Als het niet lukt om met de medewerker in gesprek te gaan, kan het ook helpen om met een naaste collega’s te praten.

Hoe je dit doet:

• Lees in deze checklist hoe je psychische klachten kunt herkennen.
• Ontdek hier meer over de symptomen van verschillende psychische klachten

2. Creëer een veilige werkomgeving

Zorg ervoor dat je medewerker zich veilig en gehoord voelt op de werkvloer door een veilige werksfeer te creëren. Het kan moeilijk zijn voor medewerkers om te vertellen dat zij ergens mee zitten, bijvoorbeeld door schaamte of angst voor vooroordelen van collega’s. Door een open werksfeer te creëren zorg je ervoor dat medewerkers zich veilig en comfortabel voelen, waardoor ze eerder naar je toe zullen stappen.

Daarnaast helpt een veilige werksfeer bij het herstelproces en het hervinden van (werk)motivatie. Werknemers zullen eerder hulp accepteren en bereid zijn om samen met jou op zoek te gaan naar oplossingen voor hun problemen.

Hoe je dit doet:

• Signaleer conflicten of grensoverschrijdend gedrag tussen medewerkers en los dit op
• Geef als leidinggevende het goede voorbeeld in omgang met anderen
• Benoem gewenst gedrag
• Spreek je waardering uit
• Stel een vertrouwenspersoon aan
• Luister naar je medewerkers en doe iets met wat ze je vertellen
• Stel waarden op binnen je bedrijf en houd hier actief aan vast
• Moedig medewerkers aan om vrijuit te spreken
• Zorg ervoor dat medewerkers jou en anderen kunnen vertrouwen

3. Verminder stressfactoren op het werk

Het verminderen van stressfactoren op het werk gaat hand in hand met het creëren van een veilige werksfeer., Waar je bij het creëren van een veilige werksfeer focust op het hele team, focus je je bij het verminderen van stressfactoren meer op de individuele medewerker. Elke medewerker ervaart stress namelijk anders en heeft een ander niveau van stressbestendigheid. Een beetje stress kan gezond zijn, maar dit moet niet te ver doorslaan.

Hoe je dit doet:

• Weet welk stressniveau jouw medewerker aankan
• Breng goed in kaart waar je medewerker energie van krijgt en wat hem/haar energie kost
• Houd regelmatig contact met de medewerker om te peilen hoe het met de stress gesteld is
• Maak een goede werk-privébalans mogelijk
• Communiceer duidelijk doelen en verwachtingen
• Laat je medewerkers zo nu en dan ontspannen
• Stimuleer een gezonde levensstijl met goede voeding en veel beweging
  

4. Ga het gesprek aan

Merk je dat de bovenstaande inspanningen er niet toe leiden dat je medewerker naar je toekomt om zijn/haar problemen met je te bespreken? Ga dan zelf het gesprek aan. Hierbij is het belangrijk dat je vooral een luisterend oor biedt, begrip toont en niet oordeelt. Hierdoor kunnen medewerkers zich sneller gehoord voelen en zorg je voor een open gesprek.

Begin tot slot niet direct met het geven van adviezen. Het is effectiever om de medewerker eerst zelf aan te laten geven waar hij/zij behoefte aan heeft. Neem de informatie die je van de medewerker ontvangt als uitgangspunt voor eventuele verdere gesprekken en mogelijke oplossingen.

Hoe je dit doet:

• Bied een luisterend oor
• Toon begrip
• Oordeel niet
• Vul niks voor je medewerker in
• Vraag door
• Stel open vragen
• Kom (nog) niet met adviezen
• Verwijs eventueel door naar een vertrouwenspersoon
• Plan follow-up gesprekken
• Wees duidelijk over vervolgstappen

Meer weten over het voeren van moeilijke gesprekken? In dit blog staan we hier uitgebreider bij stil.

5. Kijk samen naar werkaanpassingen

Om het stressniveau te verlagen, is het belangrijk om te evalueren of het werk van de medewerker zelf een oorzaak kan zijn van de problemen. Als dit het geval is, kunnen werkaanpassingen wenselijk zijn voor een gemakkelijker herstel. De medewerker zal deze stap positiever oppakken zodra je hem/haar zelf de regie geeft en draagt hierin zelf ook verantwoordelijkheid. Laat hem/haar dus zelf de regie nemen en zelf een voorstel maken met gewenste aanpassingen.

Bij het doen van werkaanpassingen moet je ervoor waken dat de werknemer niet te weinig uitdaging overhoudt of dat de taken die overblijven er niet voor zorgen dat het sociale contact met collega’s te veel wordt verminderd. Beide zorgen er namelijk voor dat psychische problemen juist kunnen verergeren.

Hoe je dit doet:

• Geef de medewerker de regie
• Kijk naar de kwaliteiten van de medewerker bij het bepalen van de aanpassingen
• Verlies de groeimogelijkheden van je medewerker niet uit het oog
• Zorg ervoor dat de medewerker voldoende uitgedaagd blijft worden
• Zorg ervoor dat sociaal contact met collega’s niet verdwijnt
• Biedt flexibiliteit in werktijden en -locatie waar mogelijk
• Stel doelen en evalueer deze

6. Moedig professionele hulp aan

Bij veel psychische problemen is het belangrijk om niet alleen op de werkvloer, maar ook daarbuiten actie te ondernemen. Zo kan een gesprek met een bedrijfsarts of -psycholoog altijd van waarde zijn voor de medewerker, hoe vergevorderd de klachten ook zijn. Probeer hem/haar dan ook aan te moedigen om dit gesprek in te plannen.

Het is wel belangrijk om voorzichtig met dit soort voorstellen om te gaan. Medewerkers kunnen dit zien als een (te) grote stap en in de verdediging schieten of de hulp zelfs helemaal afwijzen.

Hoe je dit doet:

• Begin het gesprek met begrip en empathie
• Biedt professionele hulp aan als een optie en niet als een verplichting
• Stel alleen een eerste gesprek voor, niet een heel traject
• Haal het negatieve stigma rondom de optie weg
• Stel geen diagnose
• Benadruk de vertrouwelijkheid van jou en de professional
• Biedt praktische ondersteuning bij het maken van de afspraak

Wil je een afspraak voor je medewerker maken? Dit kan hier.

7. Stimuleer eigen regie van de medewerker

Het stimuleren van autonomie en regie geldt voor alle onderdelen in deze checklist. Door de medewerker te betrekken en zelf te laten beslissen wordt het zelfvertrouwen vergroot en kunnen het werkplezier en de motivatie weer terugkomen. Bovendien kent niemand de situatie en behoeften van de medewerker beter dan hij-/zijzelf en kun je dus succesvoller tot goede oplossingen komen.

Hoe je dit doet:

• Luister actief en empathisch naar alles wat de medewerker te zeggen heeft
• Laat de medewerker altijd met het eerste plan komen
• Betrek de medewerker in de besluitvorming
• Biedt keuzemogelijkheden en bijbehorende informatie
• Vraag regelmatig om feedback
• Respecteer grenzen en signalen
• Benoem expliciet dat de keuze aan de medewerker is
• Moedig zelfreflectie aan

8. Blijf altijd inchecken

In het hele proces is het belangrijk dat de medewerker goed op de hoogte blijft waar hij/zij aan toe is, wat de verwachtingen zijn en welk doel voor ogen staat. Zet daarom altijd duidelijke doelen samen met je medewerker en zorg dat je regelmatig samen evalueert hoe het de afgelopen periode is gegaan. Zo heb je in de gaten hoe het herstel verloopt, of doelen moeten worden aangepast of dat er (andere) externe hulp nodig is.

Hoe je dit doet:

• Maak na elke meeting met je medewerker duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en doelen
• Kom samen met de medewerker tot een overeenstemming over een periodiek check-in moment
• Laat de medewerker altijd eerst zelf evalueren tijdens de meeting
• Geef tussendoor complimenten als de medewerker goed bezig is met de opgestelde doelen